Publiskajā telpā ik pa laikam varam dzirdēt par dažādām problēmām ar digitālajiem risinājumiem. Aktīvākas debates par to, kā novērst nebūšanas, atsakās pēc pašvaldību vēlēšanām. Kamēr vieni rosina veikt auditu, bet citi uzsver, ka nepieciešams izveidot jaunu ministriju vai centrālu iestādi, kas fokusējas tikai uz digitalizāciju, riskus būtu iespējams mazināt ar daudz pieticīgākām investīcijām – veicot izmaiņas digitālo sistēmu un risinājumu izstrādes procesā. Vairāk laika izstrādei, t.sk. testēšanai, ciešāka sadarbība starp pasūtītāju un izstrādātāju un adaptīva (agile) un elastīga pieeja visā izstrādes procesā.
IT sistēmas ir kā mājas – būvniecības procesā var atklāties jauni aspekti
Digitālo risinājumu iepirkumu procesu valsts pakalpojumu nodrošināšanai var padarīt mūsdienīgāku, ērtāku un elastīgāku – tas pozitīvi ietekmētu arī gala rezultātu. Piemēram, šobrīd teju ikvienas sistēmas izstrādes iepirkumā ir ļoti smalki un detalizēti aprakstītas tehniskās specifikācijas, pēc kurām attiecīgi izstrādātājs rada risinājumu. Šajās specifikācijās ir ļoti konkrēti aprakstīts, ko sistēmai jāspēj darīt, bieži pat lietotāja interfeisa līmenī noteikts, kādas programmēšanas valodas, datubāzes vai platformas jāizmanto, fiksēts, kādai jābūt sistēmas uzbūvei utt. Izstrādes un testēšanas procesā bieži vien parādās dažādas nianses, kas iezīmē iespējamus riskus vai problēmas, tāpēc tehniskajām specifikācijām un izstrādes procesam vajadzētu būt pietiekami elastīgam, lai darba gaitā var veikt nepieciešamās izmaiņas, lai gan izstrādātājs, gan pasūtītājs var ierosināt dažādus uzlabojumus un beigās nonāktu pie iespējami labākā risinājuma. Līdzīgi kā būvējot māju – sākot būvdarbus var atklāties, ka gruntsūdens līmenis ir augstāks, nekā paredzēts projektā, vai, ka elektrības pieslēgums ir pārslogots. Šādos gadījumos parasti pasūtītājs un izstrādātājs vienojas par alternatīviem risinājumiem, pieņemot atkāpes no sākotnējā projekta.
Jānosaka mērķi un problēmas, bet detalizācija jāatstāj izstrādes gaitai
Izstrādājot dažādas IT sistēmas gan privātajam, gan valsts sektoram, tostarp arī kritiskās infrastruktūras risinājumus, viens no būtiskākajiem faktoriem ir adaptīva (agile) un elastīga pieeja. Ko tas nozīmē? Iepirkumā jāparedz, ka izstrāde notiek posmos, nevis kā viens liels gala produkts. Tā vietā, lai definētu pilnīgu sistēmas funkcionalitāti jau sākumā, būtu jānosaka galvenie mērķi un problēmas, bet detalizācija jāatstāj izstrādes gaitai. Specifikācijās labāk definēt biznesa vajadzības (mērķus, kas jāsasniedz), nevis to, kā tehniski jāizskatās gala produktam. Piemēram, jāiekļauj, ka “lietotājam jāspēj rezervēt pakalpojumu tiešsaistē”. Šī pieeja prasa ciešu sadarbību starp pasūtītāju un izstrādātāju, kā arī regulāru saziņu, kuras laikā pārskata starprezultātus un maina prioritātes, ja nepieciešams.
Plānošana un savlaicīga projekta uzsākšana
Lai digitālās sistēmas būtu kvalitatīvas, uzticamas un pielāgotas reālām lietotāju vajadzībām, izšķiroša nozīme ir savlaicīgai plānošanai un pietiekamam izstrādes laikam. Ja projekti tiek “iedarbināti” pārāk vēlu, piemēram, tikai tad, kad tuvojas fondu apguves termiņš vai kādi citi termiņi, kā tas bija arī vēlēšanu sistēmas gadījumā, var nonākt situācijā, kad izstrādes termiņi ir neadekvāti īsi. Tādā gadījumā nereti cieš kvalitāte un nebūtu iespējama arī adaptīvā pieeja, jo gluži vienkārši nav pietiekami daudz laika, lai veidotu, pārbaudītu un pilnveidotu risinājumu pa posmiem. Agile ir metode, kas ļauj radīt kvalitatīvus rezultātus, ja vien ir dots pietiekams laiks, lai darbu veiktu soli pa solim, ar skaidru mērķi un abu pušu iesaisti. Tāpēc ir svarīga plānošana un savlaicīga projekta uzsākšana.
Ragaviņas, kurām katru sastāvdaļu izgatavo kāds cits
Publiskā sektora IT sistēmu iepirkumos bieži vien ir vairākas komponentes un attiecīgi – arī vairāki izstrādātāji. Tādos gadījumos projekta pārvaldībai un sadarbībai ir vēl svarīgāka loma. Iedomāsimies, ja tiek būvētas ragaviņas, bet katru to sastāvdaļu izgatavo dažādi amatnieki – slieces gatavo viens, rāmi – kāds cits, bet, saliekot kopā un braucot lejā no kalna, atklājas, ka nav pasūtītas un izgatavotas bremzes. Diemžēl, bet reizēm šādi notiek arī ar IT sistēmām, tāpēc nepieciešams laiks, sadarbība un uz rezultātu orientēta pieeja.
Problēmas ar digitālajiem risinājumiem nav vienas personas vai institūcijas vaina, bet gan rezultāts tam, kā process tiek plānots, vadīts un realizēts. Tā vietā, lai cirstu galvas un meklētu vainīgos, daudz vērtīgāk būtu sēsties pie viena galda – pasūtītājiem, izstrādātājiem, uzraugiem – un kopīgi pārskatīt pieeju, kā valstī attīstām digitālos pakalpojumus. Ar lielāku uzticēšanos, savlaicīgu sadarbību un elastīgāku plānošanu ir iespējams panākt labākus rezultātus bez milzīgām izmaksām. Mēs varam radīt vidi, kurā kvalitatīvas, pielāgojamas un ilgtspējīgas digitālās sistēmas top jau no paša sākuma.
