Eiropas Savienība (ES) vairāk kā 10 gadus atpakaļ uzsākusi aktivitātes strukturētu elektronisko rēķinu (e-rēķinu) aprites ieviešanā visās dalībvalstīs. E-rēķini ir instruments daudzu ES ekonomikai nozīmīgu mērķu sasniegšanai, no kuriem kā nozīmīgākos var nosaukt uzņēmumu darbības efektivitātes palielināšanu, izmaksu mazināšanu, digitalizācijas veicināšanu. Elektroniskie rēķini tiek apstrādāti ātrāk, to apstrādē iespējams pielietot automatizāciju, mazināt manuālo darbu. Valstu pārvaldēs e-rēķini uzlabo cīņu pret krāpniecību, palīdz kontrolēt PVN deklarēšanu un iekasēšanu.
E-rēķins ir rēķina dati noformēti noteiktā strukturētā formātā. E-rēķini tiek sagatavoti, nosūtīti un saņemti strukturētā (mašīnlasāmā) formātā, kas ļauj tos apstrādāt elektroniski un pielietot automatizāciju to apstrādē. E-rēķina datnes formāts ir XML un tā Latvijā pieņemtā struktūra ir noteikta Latvijas nacionālajā standartā. Svarīgi uzņēmējiem nejaukt strukturētu e-rēķinu XML formātā ar rēķina dokumentu elektroniskā formātā (tradicionāli PDF).
Neskatoties uz jau tālajā 2014.gadā izsludināto Eiropas direktīvu un 2019. gadā Latvijas valsts noteikto e‑rēķina formātu, līdz iepriekšējam gadam Latvijas valstī e-rēķinu aprite bija ļoti kūtra. Tāpēc ar normatīvo aktu izmaiņām ir būtiski paātrināta e-rēķinu ieviešana Latvijā un jau sākot ar šā gada 1. janvāri e-rēķini obligāti uzņēmumiem jāizmanto darījumos ar publisko pārvaldi, kā arī publiskās pārvaldes iestāžu starpā.
Lai gan jau ir sākušās debates par to, ka būtu nepieciešams e-rēķinu ieviešanu atlikt, pašlaik spēkā esošie normatīvie akti paredz, nākamā gada 1. janvāri e-rēķini obligāti būs jāizmanto norēķinos starp visiem Latvijā reģistrētiem uzņēmumiem. Vienlaicīgi esošais normatīvais regulējums paredz, ka sākot ar 2026. gada 1. janvāri, e-rēķinu datu nodošana Valsts ieņēmumu dienestam būs obligāta. Lai atvieglotu datu nodošanu Valsts ieņēmumu dienestam, tiek paredzēta automātiska e-rēķinu datu nodošana Valsts ieņēmumu dienesta Elektroniskās deklarēšanas sistēmai (EDS) izmantojot e-adresi.
E-rēķini ir nozīmīgs solis Latvijas digitālās transformācijas ceļā, tomēr tās veiksmīgai īstenošanai jāapzinās izaicinājumi, kas skar dažāda mēroga uzņēmumus. Pašreizējā pieredze jau ļauj izdarīt virkni secinājumus. Jāņem vērā, ka e-rēķinu izaicinājumi un iespējas ir atšķirīgas dažādu lielumu uzņēmumiem.
Skaitliski lielākā daļa Latvijā reģistrēto uzņēmumu – mikro un mazie uzņēmumi
Skaitliski ļoti izteikti lielākā daļa (aptuveni 98% no visiem Latvijas uzņēmumiem) ir mikro un mazie uzņēmumi,kuros darbinieku skaits nepārsniedz 50 darbiniekus vai uzņēmumu apgrozījums nepārsniedz 10 miljonus eiro. Šo uzņēmumu izteikta raksturiezīme ir specializētu informācijas sistēmu neesamība uzņēmumu dokumentu apritē. Šādos uzņēmumos grāmatvedības procesi bieži ir nodoti grāmatvedības ārpakalpojumu sniedzējiem. Šajos uzņēmumos novērojums zināšanu trūkums par digitāliem risinājumiem un to sniegtām iespējām. Vienlaicīgi, ņemot vērā uzņēmuma apjomus, šo uzņēmumu vadītāji nesaskata būtiskus administratīvus vai finanšu ieguvumus no dažādu digitalizācijas risinājumu ieviešanas.
Balstoties esošajā pieredzē, novērojams šo uzņēmumu pirmais izaicinājums izpratnē par e-rēķiniem, to struktūru, sagatavošanas veidiem, e-rēķinu aprites kanāliem. Uzņēmējiem nepieciešams saprast, ka e-rēķinu sagatavošanai nav iespējams pielietot līdzšinējos vienkāršos instrumentus, piemēram, excel, word biroja lietojumprogrammas. Lai rēķina datus noformētu atbilstoši standarta prasībām, nepieciešams izmantot resursu vadības (grāmatvedības) sistēmu sniegtās iespējas vai sagatavot un nosūtīt e-rēķinu, izmantojot citus tehniskos risinājumus, piemēram, Latvija.lv pieejamo e-adreses funkcionalitāti, kas nepieciešamos rēķinu datus spēj pārvērst nepieciešamajā XML formātā.
Nākamais izaicinājums ir izpratne par e-rēķinu piegādes kanāliem. Puses slēdzot darījumu var vienoties par tām pieņemamiem e-rēķinu piegādes kanāliem – t.i., veidu kā vienas puses sagatavotais e-rēķins elektroniskā veidā tiek nogādāts otrai pusei. No vienas puses e‑rēķinu apritē ir vienoties par tradicionālā kanāla – e-pasta lietošanu, tomēr gan saziņā ar publisko pārvaldi (valsts un pašvaldību iestādēm), gan arī nākotnē uzņēmumu starpā ir iespējams daudz plašāk izmantot valsts nodrošinātā drošā saziņas kanāla – oficiālās e‑adreses sniegtās iespējas. Mikro un mazo uzņēmumu segmentā iespējams pieejamākais veids e‑rēķinu piegādei uz e-adresi varētu būt tieši valsts nodrošinātais bezmaksas Latvija.lv e-adreses pastkastītes risinājums.
Vienojoties par e-rēķinu piegādi uz e-adresi, ir jāizsver, ka uzņēmumiem, valsts un pašvaldību iestādēm var būt aktivizētas (atvērtas) vairākas e-adreses “pasta kastītes”. Tāpēc pusēm nepieciešams vienoties, kurā pakalpojuma saņēmēja e-adreses pasta kastītē ir nepieciešams nogādāt sagatavoto e-rēķinu. Šis ir ļoti nozīmīgs faktors, lai rēķins nonāktu pie pareizajiem adresātiem.
Kā nākamais izaicinājums minams e-rēķina saturs. Tā kā e-rēķins ir noteiktā veidā strukturēti dati, nepieciešams nodrošināt visu vajadzīgo datu iekļaušanu. Piemēram, iekļaujot norādi uz pakalpojumu sniegšanas periodu, pušu noslēgto līgumu, pušu norēķinu rekvizītiem. Vienlaicīgi lielie uzņēmumi, kā arī valsts un pašvaldības var noteikt virkni prasību e-rēķinu saturā, lai nodrošinātu efektīvu rēķinu apstrādi. Pusēm jāvienojas vai rēķinam nepieciešams pievienot rēķina vizualizāciju, piemēram, PDF formātā. Rēķina vizualizācija var palīdzēt rēķinu datu apstrādei un atsevišķos gadījumos sniegt papildu informāciju par sniegto pakalpojumu, tomēr būtiski atcerēties, ka e-rēķina saņēmējs savā resursu vadības sistēmā apstrādās saņemtā e‑rēķina XML datus, nevis rēķinam pievienoto vizualizāciju, piemēram, PDF formātā. Līdz ar to ļoti kritiska var būt datu nesakritība vai pretrunas e-rēķina datos un tā vizualizācijā.
Nozīmīgs mikro un mazo uzņēmumu izaicinājums ir preču piegādes dokumentu noformēšanā. Šis jautājums pašlaik īpaši ir radījis rezonansi tiem uzņēmumiem, kuriem ir sadarbība ar publisko pārvaldi. Respektīvi, uzņēmumi sagatavo preču piegādes dokumentus, piemēram pavadzīmes, un tos tradicionāli papīra formātā kopā ar preci iesniedz preču saņēmējam. Tomēr vienlaicīgi šie preču piegādes dokumenti vairs nevar kalpot kā preču apmaksas dokumenti. Šiem nolūkiem preču piegādātajam nepieciešams piestādīt e-rēķinu. Tāpēc turpmāk uzņēmumiem, kuri nodarbojas ar preču piegādi, ir jāsaprot un jāiemācās strādāt situācijās, kur viens līdzšinējais dokuments – pavadzīme, tiek aizstāts ar diviem dokumentiem – preču piegādes dokumentu un rēķinu e-rēķina formātā.
Izaicinājumi vidējo un lielo uzņēmēju segmentā
Atšķirīga situācija ir novērojama vidējos un lielos uzņēmumos, kā arī pašvaldībās un valsts iestādēs. Šajos uzņēmumos jau pašlaik ir ieviesti dažādi digitālie risinājumi dokumentu – rēķinu un preču piegādes dokumentu apritē. Lielo uzņēmumu segmentā, kuri ir iesaistīti preču tirdzniecībā, jau pirms standartu noteikšanas tika izmantoti digitālie risinājumi dokumentu apritē, lai mazinātu manuālo darbu liela apjoma dokumentu apmaiņās. Šiem uzņēmumiem viens no izaicinājumiem ir esošo resursu vadības sistēmu pielāgošana nacionālajam e-rēķinu standartam un tam sekojošajām vadlīnijām. Lielajiem uzņēmumiem svarīga e-rēķinu aprites procesu integrācija ar oficiālo e-adresi vai rēķinu operatoru pakalpojumu sniedzējiem, lai nodrošinātu e-rēķinu apriti, piemēram, izmantojot oficiālās e-adreses iespējas.
Šī segmenta uzņēmumos, kā arī pašvaldībās bieži tiek pielietota strukturēta datu uzskaite un to sekojošā analīze, piemēram, nodaļu vai struktūrvienību dalījumā, izmaksu pozīciju dalījumā u.tml. Šajos uzņēmumos tiek pielietoti komplicēti uzskaites principi, tāpēc rēķinu saturs ļoti nozīmīgs. Piemēram, pašvaldībā, ir ļoti būtiski saņemto rēķinu precīzi attiecināt uz atbilstošām pašvaldību iestādēm, lai nodrošinātu precīzu pašvaldības ieņēmumu un izdevumu uzskaiti. Tāpēc šādos gadījumos izaicinājums ir ar pakalpojumu sniedzējiem un preču piegādātājiem vienoties par atbilstošu e-rēķinu datu aizpildi, lai šos datus varētu izmantot automatizētu rēķinu apstrādes risinājumu ieviešanā, piemēram, lai automatizētu komunālo pakalpojumu rēķinu apstrādi par visu pašvaldību iestāžu komunālajiem pakalpojumiem. Šādos gadījumos ļoti būtiski, lai e-rēķinā bez pakalpojumu informācijas būtu norādīta iestāde, kura saņēmusi pakalpojumu vai arī tiktu norādītas adreses, kurās pakalpojums saņemts. Tāpat būtiski, lai rēķinā informācija būtu iekļauta tādā detalizācijā, kas noderētu tālākai tās analītiskai uzskaitei. Un tikai ievērojot šos nosacījumus un izpildot visu izaicinājumus, iespējams sasniegt e-rēķinu mērķi atvieglojot rēķinu datu apstrādi un mazinot manuālo darbu.
Kā uzņēmumos sekmēt veiksmīgu e-rēķinu ieviešanu?
Tā kā e-rēķini ir arī tehniskas dabas jautājums, tad daudzos gadījumos atbilde slēpjas uzņēmuma izmantotajos informāciju tehnoloģiju risinājumos. Ja uzņēmums lieto resursu vadības sistēmu, būtiski, lai tā atbalstītu e-rēķinu apstrādi – gan nosūtot, gan saņemot e‑rēķinu datus. Kā arī vēlams, lai tiktu nodrošināta šo sistēmu integrācija ar kādiem no e‑rēķinu aprites risinājumiem un e-rēķinu nosūtīšanā nebūtu jāveic manuālas darbības. Resursu vadības sistēma GVEDIS jau kopš 2019. gada nodrošina e-rēķinu apriti – gan saņemšanu, gan nosūtīšanu. Sistēma ir integrēta un nodrošina e-rēķinu apriti izmantojot oficiālo e-adresi. Protams, uzņēmumiem jādomā kā par rēķinu nosūtīšanas, tā saņemšanas jautājumiem un jāizvērtē visi pieejamie risinājumi. Uzņēmumiem, kas izmanto ārpakalpojumus, izaicinājums ir grāmatvedības pakalpojumu sniedzēju pielāgošanās jaunajiem standartiem. Protams, uzņēmumiem jārēķinās ar papildu izmaksām IT risinājumu ieviešanai vai pielāgošanai un personāla apmācībām.
Ņemot vērā jaunu kanālu ieviešanu, uzņēmēju neziņu šajos jautājumos, nepieciešams pastiprināti kontrolēt dubultu rēķinu apstrādi. Nav noslēpums, ka dažādi tehnoloģiski jaunumi parasti ir instrumenti dažādu krāpnieku rokās. Lai arī oficiālās e-adreses vai rēķinu pakalpojumu sniedzēju pakalpojumu izmantošana mazina krāpniecības riskus, tie tomēr pastāv un uzņēmumiem nepieciešams veidot procedūras un mehānismus krāpniecības novēršanai. Joprojām pasaulē viens no biežāk izplatītākajiem veidiem pret uzņēmumiem vērstā krāpniecībā ir e-pastu viltošana un to izmantošana sagrozītu dokumentu iesniegšanai un pārskaitījumu veikšanai uz darījumu partneriem nepiederošiem kontiem. Uzņēmumiem jābūt ļoti uzmanīgiem mainītu uzņēmumu rekvizītu gadījumā.
Elektronisko rēķinu ieviešana ir būtisks solis Latvijas uzņēmējdarbības digitalizācijā, kas ilgtermiņā radīs nozīmīgus ieguvumus. Taču tikai koordinēta, pārdomāta pieeja, kas ņem vērā katras uzņēmumu grupas specifiskās vajadzības, nodrošinās sekmīgu un efektīvu pāreju uz pilnībā digitālu rēķinu apriti. Uzņēmēji informāciju par e-rēķiniem var iegūt Valsts ieņēmumu dienesta mājas lapā https://www.vid.gov.lv/lv/e-rekini.
