2025. gadā spēkā stāsies obligātā elektronisko rēķinu izmantošana apritē komersantu starpā, kā arī starp komersantiem un valsts un pašvaldības iestādēm. Arī uzņēmumu darbā ikdienas ritms kļūst arvien mobilāks un šobrīd ir īstais laiks sagatavoties pārejai uz e-rēķiniem. Banqup Latvija vadītājs Jānis Zaltāns dalās ar ieteikumiem mazajiem un vidējiem uzņēmumiem, kā jaunākie tehnoloģiju risinājumi var palīdzēt uzņēmumiem pēc iespējas veiksmīgāk pāriet uz e-rēķinu sistēmu.
Viedtālruņi jau šobrīd nereti aizstāj datoru, īpaši uzņēmumu vadītājiem ļaujot būt ļoti fleksibliem, strādāt no jebkuras vietas pasaulē un būt gataviem reaģēt jebkurā brīdī, ja nepieciešams. Domājot par 2025. gadu, kad uzņēmumiem obligāti būs jāpāriet uz e-rēķiniem, atbilstošas lietotnes izmantošana noteikti būs visērtākais veids. Tomēr ir svarīgi, operējot ar uzņēmuma sensitīviem datiem, izmantojot mobilo ierīci, īpaši būtu padomāts par to drošību.
Palīdzošu risinājumu izvēle
Rēķinu sūtīšanu un administrēšanu būtiski var atvieglot atbilstošas lietotnes izmantošana. Banqup izstrādājis vienkāršu un drošu lietotni maziem un vidējiem uzņēmumiem, kur sagatavot, nosūtīt, apstrādāt un apmaksāt rēķinus, kā arī reģistrēt čekus. Nofotografējot čeku, visa informācija lietotnē tiek aizpildīta automātiski. Rēķinu sūtīšanu var nodrošināt caur vairākiem kanāliem – nosūtīt PDF rēķinu e-pastā, nosūtīt e-rēķinu Banqup vidē tiem lietotājiem, kas jau ir gatavi saņemt un apstrādāt rēķinu strukturētā datu formātā, vai arī sūtīt rēķinus Peppol tīklā. Paralēli sūtīšanai, Banqup nodrošina uzņēmumam arī rēķinu saņemšanu un koplietošanu ar uzņēmuma grāmatvedi.
“Ticam, ka šīs lietotnes izmantošana ļaus uzņēmumiem būt gataviem 2025. gadam, kad Latvijā e-rēķins būs obligāts. Biznesā laiks ir nauda un ir svarīgi, lai katrs process būtu pēc iespējas vairāk digitalizēts, ērtāks un laiku taupošāks. Vēl gan jāuzsver arī drošība – uzņēmumu datu drošība ir svarīgs aspekts. Lietotnes ietvaros par to rūpējamies mēs, bet vienmēr jāatceras, ka arī ierīcei, kas tiek izmantota, ir jāatbilst augstākajiem drošības standartiem,” uzsver Jānis Zaltāns.
Ierīces, kas ļauj ērti izveidot rēķinus
Uzņēmēji jau novērtē viedtālruņus, kas ļauj tajos veikt tās pašas darbības, ko datorā. Piemēram, līdz šim jaudīgākajam Samsung salokāmajam viedtālrunim Galaxy Fold4 ir datoram līdzīgas vairākuzdevumu funkcijas. Izveidot rēķinu uz šādas ierīces iespējams būs pat vienkāršāk, nekā datorā – tajā ir veikli iespējams pārslēgties no pilnekrāna lietotnes uz uznirstošajiem ekrāniem vai sadalīt ekrānu uz pusēm, lai, piemēram, redzētu vienlaikus gan rekvizītus, gan arī rēķinu, kurā tie ir jānorāda.
Jau Covid-19 pandēmijas laikā arvien vairāk uzņēmumu sāka izmantot e-rēķinus un parakstīšanai tie var tikt pārsūtīti, izmantojot gan e-pastu lietotnes, gan citas saziņas lietotnes, piemēram, Whatsapp. Fold4 uzdevumu joslai ir datoram līdzīgs izkārtojums, lai iecienītākajām lietotnēm varētu piekļūt ātri un ērti.
Datu drošība – svarīgākais aspekts
Rēķinu izrakstīšanu ne vienmēr iespējams precīzi ieplānot laikā, kad atrodies birojā. E-rēķini šo situāciju krietni atvieglo un rēķinu var izrakstīt, parakstīt un nosūtīt saņēmējam, izmantojot vien savu viedtālruni, jebkurā brīdī un laikā. Tomēr tas nozīmē, ka uzņēmuma sensitīvā informācija ceļo no vienas ierīces uz citu, un ir īpaši svarīgi parūpēties, lai būtu nodrošināta tās drošība. Tādēļ Samsung radījis Knox – pilnībā šifrētu, sertificētu drošības sistēmu, kura rūpējas par datu aizsardzību visos līmeņos.
Knox platforma jau ražošanas procesā ir iestrādāta ierīces mikroshēmā un veic dažādas funkcijas, lai nodrošinātu drošu attālinātu piekļuvi lietotnēm un failiem, personisko datu aizsardzību, aizsardzību pret kibernoziedzniekiem. Samsung Knox Vault drošības platforma pilnībā izolē sensitīvus datus, piemēram, paroles, biometriskos datus vai Blockchain piekļuves no viedtālruņu galvenās operētājsistēmas. Ieviesti dažādi drošības risinājumi, tostarp ARM mikro arhitektūra, kas novērš kiberuzbrukumus telefona operētājsistēmai un atmiņai.
Knox aizsargā gan privātpersonu, gan uzņēmumu datus visās Samsung iekārtās – viedtālruņos, planšetdatoros, viedpulksteņos un citās. Risinājumu iespējams pielāgot katram biznesa veidam, gan IT sektoram, gan skolām, pašvaldības iestādēm, gan mazao un vidējo uzņēmumu segmentam, gan globāla mēroga uzņēmumiem.
Negaidīt pēdējo brīdi
Visvieglāk pielāgoties pārejai uz e-rēķiniem būs, ja uzņēmums jau tagad sāks mērķtiecīgi pielāgoties situācijai un pakāpeniski pāriet uz digitālajiem risinājumiem. Tie ir ne tikai ātrāki un ērtāki, bet arī, pateicoties tehnoloģiju attīstībai, arī drošāki. Tādā veidā 2025. gadā e-rēķinu aprite nesagādās nekādas problēmas, jo pamata operacionālie jautājumi jau būs atrisināti un uzņēmumam būs skaidrs rīcības plāns, kurš tikai aktīvi jāturpina izmantot.
